Сотрудники большого количества компаний проводят на своем рабочем месте достаточно много времени, фактически рассматривая офис, как свой второй дом. Исходя из этого, по мнению специалистов компании New Life Group, нужно понимать, что должно быть в офисе для комфортной и плодотворной работы. Необходимо учесть определенные рекомендации и приобрести необходимую технику, мебель и канцелярские товары.
Офисная мебель
От предметов мебели зависит дизайн интерьера, а также создаются комфортные условия для сотрудников. Но мебель важно выбирать правильно, исходя из направленности и специфики работы компании.
Для того чтобы организовать офис, необходимы:
• кресла, стулья, банкетки, скамьи;
• мебель для персонала и руководителей: столы, шкафы, стеллажи;
• сейфы и металлические шкафы;
• мягкая мебель.
Самое главное, чтобы все предметы мебели были комфортными, безопасными и функциональными. Чтобы предметы мебели сочетались между собой, лучше всего приобрести мебель в одном стиле. В идеале из одной коллекции.
Компьютерное оборудование
Когда говорят о компьютерном оборудовании, имеется ввиду целый комплекс устройств: компьютер, мини-блок или мощные серверы для объединения сотрудников.
Что может понабиться в офисе из компьютерного оборудования:
• системные блоки и моноблоки;
• мониторы;
• ноутбуки;
• графические планшеты.
На какие параметры стоит обращать внимание при выборе техники:
• изготовитель оборудования;
• стоимость;
• габариты;
• уровень шума во время работы;
• энергопотребление.
Сетевое оборудование
Сетевое оборудование нужно для создания связи и упрощенного процесса обмена данными между офисными компьютерами.
Для упрощения и удобства работы лучше всего использовать беспроводные сети. Для доступа к интернету через Wi-Fi необходим роутер и усилитель сигнала, чтобы было возможным подключить весь офис.
Периферийное оборудование
Стандартный список периферийного оборудования для офиса:
• принтеры, МФУ, сканеры для работы с документами;
• офисная телефония;
• мониторы;
• клавиатуры, мыши и т. д.
Принтеры, сканеры и МФУ выбираются, исходя из объемов работы с печатной документацией, размеров офиса, а также количества одновременно подключенных к устройству сотрудников.
Канцелярские товары
Чтобы составит список того, какие канцелярские товары необходимы в офисе, важно опираться на следующие факторы:
1. Количество сотрудников. Это, наверное, главный фактор, который позволяет закупить необходимое количество товаров. В маленьких компаниях можно узнать у каждого сотрудника индивидуально, что им необходимо из канцелярских товаров. В крупных же офисах лучше всего закупаться оптом.
2. Номенклатура товаров. Зависит от специфики работы компании или отдела. Секретарю будет сложно работать без бумаги для техники, письменных принадлежностей, а также папок и лотков. Отделу программирования будет достаточно ручки и блокнота для записей.
3. Специфика организаций событий. Для разного рода презентаций и совещаний необходимы доски, маркеры, магниты и подобного рода предметы.
Типичные ошибки при организации офиса с нуля
Одной из популярных ошибок является отсутствие свободной планировки. Некоторые руководители даже в современных зданиях стараются придерживаться традиционной системы кабинетной планировки. Однако уже давно доказано, что свободная планировка гораздо положительней влияет на общую эффективность.
Помимо этого, руководство чаще всего самостоятельно принимает решение, как обставить офис, не учитывая мнение сотрудников. Такая ошибка приведет только к ухудшению работы и атмосферы в офисе. Необходимо заранее провести опрос сотрудников и выявить пожелания сотрудников, а также недовольства.
Очень часто при организации офиса забывается такая важная деталь, как зонирование. В итоге получается пространство, которое вынуждает сотрудников часто отвлекаться от работы и сталкиваться с сотрудниками других отделов. Важно разделить отделы, чтобы люди не мешали друг другу.
Достаточно часто руководство редко уделяет внимание организации зон отдыха и вообще не создает таковые. И это одна из причин, которая приводит к профессиональному и эмоциональному выгоранию сотрудников. Если в офисе не будет зоны для отдыха, то это быстро приведет к проблемам и конфликтам среди сотрудников.
